Sie haben davon geträumt, Ihr eigenes kleines Unternehmen zu gründen, und voilà, es ist bereits Realität.
Die ersten Kunden haben Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gekauft – ein Grund zum Feiern! Sie sind begeistert, stolz und motiviert, weiterzumachen.
Doch sobald die Kunden häufiger werden und das Geschäft an Fahrt aufnimmt, merken Sie: Sie allein reichen nicht mehr aus, auch wenn es nur kleine Aufgaben wie die Nachbestellung von Produkten sind. Es wird immer schwieriger, alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu jonglieren, und auch Tag- und Nachtarbeit reicht bald nicht mehr aus, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.
Kurz gesagt: Sie brauchen Unterstützung.
Zu wissen, wie man einen virtuellen Assistenten einstellt, wird Ihre überladenen Tage in eine organisierte und produktive Arbeitsweise verwandeln. Dieser Blog ist ein schneller Leitfaden zur Einstellung eines virtuellen Assistenten für Ihr kleines Unternehmen.
Ein virtueller Assistent ist ein remote arbeitender Mitarbeiter, der Kleinunternehmern und Unternehmern bei administrativen Aufgaben, Terminplanung, E-Mail-Kommunikation, Planung, Kundensupport und vielen weiteren Aufgaben hilft, die aus der Ferne erledigt werden können.
Sie sind auch als virtuelle Büroassistenzen oder Remote-Assistenz der Geschäftsleitung bekannt.
Virtuelle Assistenten übernehmen dieselben Aufgaben wie persönliche Assistenten, nur eben online. Sie sollten reaktionsschnell sein, über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten verfügen und Aufgaben effizient ohne direkte Aufsicht erledigen können.
Ein virtueller Assistent übernimmt die täglichen administrativen Aufgaben, sodass Sie sich auf strategische Geschäftsentscheidungen und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Falls die innere Stimme Ihnen zuflüstert, dass die Einstellung eines virtuellen Assistenten nur eine weitere Ausgabe in Ihrem ohnehin engen Budget ist, dann lesen Sie weiter.
Was auch immer Sie in Ihrem kleinen Unternehmen tun, es gibt immer unzählige Aufgaben drumherum.
Verkaufen Sie handgefertigte Armbänder? Dann müssen Sie Verpackungen drucken, den Versand organisieren, Pakete etikettieren und mehr.
Schreiben Sie einen Blog? Dann gehören die Recherche von Hashtags, das Bearbeiten von Bildern und Videos ebenfalls dazu.
Wenn Sie sich auf die Kernprodukte und -dienstleistungen Ihres Unternehmens konzentrieren, gibt es eine endlose Liste von Zusatzaufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Das Letzte, was Sie als Kleinunternehmer wollen, ist, wertvolle Zeit mit administrativen Aufgaben zu verschwenden, die Ihr Geschäft nicht direkt voranbringen.
Was die Ausgaben betrifft, verlieren Sie letztendlich mehr Geld, wenn Sie Ihre Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen (und nicht das verdienen, was Sie wirklich können), als wenn Sie das Gehalt einer virtuellen Assistenz für kleine Unternehmen zahlen.
Virtuelle Assistenten haben keinen „niedrigeren“ Job, aber als Kleinunternehmer haben Sie wahrscheinlich Ihre Mission in etwas Größerem gefunden als Terminplanung oder Datenbankaktualisierung.
Ihr Unternehmen ist Ihre Leidenschaft – dort bringen Sie Ihre einzigartigen Fähigkeiten und kreativen Ideen ein.
Stellen Sie sich vor, Sie unterbrechen Ihren kreativen Fluss, um sich stundenlang mit Aufgaben wie Dateneingabe oder Social-Media-Management zu beschäftigen.
Deshalb sollte jeder das tun, was er am besten kann.
Administrative Aufgaben bringen Ihnen kaum mehr Einkommen, aber neue Kunden an Bord zu holen, Ihre Dienstleistungen zu erweitern und Ihr Handwerk zu perfektionieren, sicherlich schon.
Ein virtueller Assistent verschafft Ihnen den Raum, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren, was Ihre Produktivität erheblich steigert.
Es ist, als würde man einen immer funktionierenden Mechanismus in Ihrem kleinen Unternehmen etablieren, der jederzeit bereit ist, Ihr Wachstum und Ihre Entwicklung zu unterstützen.
Umfragen zeigen, dass nur 27 % der Kleinunternehmer sich die Zeit nehmen, wenn sie es brauchen oder wollen.
Warum?
Weil Sie, wenn Sie Ihr eigener Chef sind, sich ständig einreden, dass Sie mehr erreichen und mehr arbeiten müssen. Pausen können warten, bis Sie groß geworden sind (kommt Ihnen das bekannt vor? 🙂 ).
Irgendwann stellen Sie fest, dass Sie 14-Stunden-Tage arbeiten und sich jeden Tag erschöpft und unproduktiv fühlen.
Warum an diesen Punkt gelangen, wenn man ihn im Vorfeld vermeiden kann?
Der ideale virtuelle Assistent für ein kleines Unternehmen verfügt über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, gutes Zeitmanagement und Technikaffinität. Egal in welcher Nische Ihr Unternehmen tätig ist, diese Fähigkeiten sind unerlässlich.
Wenn Ihr kleines Unternehmen sehr spezifisch ist und Sie sehr konkrete Kriterien im Kopf haben, können Sie spezialisierte VAs in bestimmten Bereichen auswählen. Sie können Nischen-Spezialisten finden, die sich auf bestimmte Aufgaben wie Social Media Management, Buchhaltung oder administrative Assistenz konzentrieren und über entsprechende Erfahrungen verfügen.
Sie können Ihre Suche auch auf virtuelle persönliche Assistenzen für bestimmte Branchen wie Immobilien, Finanzen, IT, Marketing usw. eingrenzen.
Wenn Sie jetzt eine VA benötigen, lassen Sie sich von uns – der virtuellen Assistenzagentur zeigen, wie Sie virtuelle Assistenzen aus den besten Talent-Hubs einstellen können.
Später, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie 10+, 20+ oder sogar 100+ Mitarbeiter haben, wird es nicht rational (und vielleicht auch nicht möglich) sein, nur solche Spezialisten einzustellen, die Ihnen persönlich nahe stehen.
Aber wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, spielt die persönliche Übereinstimmung und die Werteübereinstimmung zwischen Ihnen beiden eine wichtige Rolle bei der Einstellung einer virtuellen Assistenz für Ihr Start-up.
In dieser Anfangsphase müssen Sie sich mit Ihrer virtuellen Assistenz absolut wohlfühlen, um Freude an dem zu finden, was Sie tun, und um Berge versetzen zu können. Gewöhnen Sie sich also daran, mit Ihrem VA-Kandidaten über Zoom oder Google Meet zu chatten, zu sprechen oder sich zu treffen, bevor Sie ihn in Ihr Team aufnehmen.
Führen Sie auch Gespräche über freie Themen und stellen Sie nicht nur Fragen zu ihren beruflichen Erfahrungen.
Fragen Sie sie, was sie in ihrer Freizeit gerne tun, ob sie kreative Hobbys haben, die ihnen helfen, fokussiert und energiegeladen zu bleiben, und was sie im Leben und im Geschäft am meisten motiviert. Das wird Ihnen helfen, ihre Persönlichkeit zu verstehen und ob sie mit Ihren Werten und Ihrer Unternehmenskultur übereinstimmt.
Hallo, ich bin Armik, früher Kleinunternehmerin und jetzt Inhaber eines mittelständischen Unternehmens. Aus Erfahrung weiß ich, dass geteilte Erlebnisse der beste Lehrer sind. Deshalb bin ich hier, um kleinen Unternehmern wie mir früher zu helfen, professionelle virtuelle Assistenzen zu finden – mit einem Budget, das zu kleinen Unternehmen passt, und Kandidaten, die Ihnen wirklich dabei helfen können, zu wachsen.
Ein kleiner Rückblick auf das Jahr 2021: Das war ich, in Deutschland. Ich habe Collab Fabrik praktisch über Nacht gegründet. Die Idee hatte ich zwar schon eine Weile, und ich hatte auch schon mit einigen interessierten Leuten darüber gesprochen. Dann bekam ich plötzlich einen Anruf von einer Bekannten, die fragte, ob ich mein Unternehmen bereits gestartet hätte, da ihre Firma dringend meine Unterstützung bei der Einstellung von Vertriebsmitarbeitern brauchte.
Es gab kein Zurück. Ich musste das Unternehmen registrieren, die Dienstleistungen finalisieren, die Website aufbauen – und das alles in nur wenigen Tagen. Damals wünschte ich, ich hätte eine virtuelle Assistenz gehabt. So viele Dinge hätten schneller und effizienter erledigt werden können. Ich versprach mir selbst, dass ich das Thema virtuelle Assistenz nicht mehr aufschieben würde, wenn der Deal erfolgreich war.
In den ersten 2-3 Monaten kam ich dennoch nicht weiter. Ich kümmerte mich um Vertrieb, Kundenmanagement, Buchhaltung und viele andere Aufgaben selbst und arbeitete täglich bis zu 16 Stunden.
Am Anfang fühlte es sich gut an – fast heldenhaft, alles selbst zu machen und jeden Erfolg auf mich zu verbuchen. Aber nach drei Monaten, als ich mehr Kunden gewann, wurde klar, dass ich entweder die Qualität meiner Dienstleistungen aufs Spiel setzte oder aufhörte, in das Wachstum meines Unternehmens zu investieren – etwas, das ich wohl für immer bereut hätte.
Also war es Zeit, mein Versprechen einzuhalten und eine virtuelle Assistentin einzustellen. Ich brauchte mehr Zeit für Schulungen, bessere Netzwerke und musste mein Unternehmertum auf das nächste Level bringen, aber meine tägliche Arbeitsbelastung ließ mir keinen Raum dafür.
Hier bin ich wieder, mit einem entspannteren Gesichtsausdruck – denn ich trage nicht mehr allein die Last. Ich habe meine erste virtuelle Assistentin aus Armenien, meinem Heimatland, eingestellt. Sie übernahm viele der alltäglichen Geschäftsaufgaben, und ich wurde mehr und mehr zum Manager und kreativen Leiter, anstatt ein Alleskönner zu sein.
Doch das war erst der Anfang. Der Schritt, eine VA einzustellen, brachte mein Geschäft auf das nächste Level. Mein Team wuchs, und bald hatte ich mehrere helfende Hände (und Köpfe). Aus meiner persönlichen Erfahrung heraus entstand eine spezialisierte Agentur für die Einstellung virtueller Assistenzen. Unser Team hat bereits zahlreichen Solopreneuren und kleinen Unternehmensinhabern in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Beratung geholfen, hochqualifizierte virtuelle Assistenzen zu einem fairen Preis zu finden.
Wenn Sie selbst eine virtuelle Assistenz suchen und Ihr kleines Unternehmen gerade stagniert oder nicht weiter wächst, bin ich vielleicht derjenige, der Sie am besten versteht. Lassen Sie uns als gleichgesinnte Solopreneure darüber sprechen, wie wir Ihnen helfen können.
Hier können Sie gerne einen kostenlosen Beratungstermin mit mir buchen: link
Zu wissen, wie man eine virtuelle Assistenz einstellt, wird irgendwann zur drängendsten Frage, wenn Ihr Unternehmen wächst. Andernfalls geraten Sie in eine Phase moderaten Wachstums, in der Sie all Ihre Zeit damit verbringen, bestehende Kunden zu betreuen. Doch mit ein wenig Hilfe könnten Sie weit mehr erreichen…
Collab Fabrik ist Ihre Agentur für virtuelle Assistenzen, die Ihnen dabei hilft, Ihre Assistenz zu finden, zu koordinieren und zu verwalten – und sich um alle rechtlichen Details kümmert, die damit verbunden sind.
